Cual es el Mecanismo para controlar la Materia Prima

El manejo de los materiales equivale a dinero invertido expuesto a un largo proceso que comienza con la adquisición y termina al concluirse el producto manufacturado. Frente al riesgo de invertir, una adecuada organización y la consiguiente asignación de responsabilidades permitirán reducir al máximo ese riesgo. Naturalmente, contando con personal idóneo, registros, impresos e informes periódicos que cubran todo el proceso podrán evitarse robos, pérdidas, desperdicios innecesarios, deterioro o mal uso.


Prácticas sanas recomiendan el control de los materiales observando principios que sin duda contribuyen al éxito de la gestión; algunos de los cuales, por su grado de importancia, se citan a continuación.
- En cada departamento comprometido con el control, debe haber un funcionario o persona autorizada que refrende con su firma las operaciones propias del cargo.
- En el movimiento de entradas y salidas deben participar como mínimo dos personas.
- Los almacenes deben ser lugares seguros y ser custodiados con vigilancia permanente.
- El o los almacenes deben ser objeto de controles periódicos, tanto en su aspecto físico como en el valorado.
DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES
Dependiendo de la magnitud e importancia de la empresa, el control se puede efectuar a través de 3, o más- departamentos que asuman las tareas de comprar, recepcionar, inspeccionar, almacenar, entregar a producción o a otros consumos y registrar contablemente.
Departamento de Compras.- Es un departamento que tiene como misión el proceso relacionado con las adquisiciones. Está a cargo de un gerente o jefe sobre el cual recae la responsabilidad del abastecimiento oportuno y la elaboración del registro de los proveedores que ofrezcan las mejores condiciones a la empresa; por tanto, exige del titular amplio conocimiento en materia de precios, calidad, plazo de entrega, descuentos, condiciones de pago, fletes, etc. Tiene las siguientes funciones:
a) Organizar el registro de proveedores
b) Recibir las solicitudes de compra
c) Solicitar cotizaciones a los proveedores
d) Preparar los pedidos u órdenes de compra
e) Aprobar las facturas de proveedores y enviarlas a contabilidad.
Departamento de Recepción e Inspección.- Es el departamento encargado de recepcionar las remesas que hacen los proveedores en atención a las órdenes de compra emitidas por la empresa, cuenta para su labor con una persona responsable que informará sobre cada llegada. En pequeñas y medianas empresas puede operar como una sección integrada al departamento de compras o bien al almacén. Sus funciones son:
a) Chequear los materiales y suministros que llegan al departamento o sección cuidando que estén de acuerdo con el pedido u orden de compra en lo que concierne a cantidad, calidad, peso, medida y cualquier otra especificación o condición acordada. La recepción se hace teniendo a la vista la guía de remisión o factura del proveedor.
b) Emitir informe de lo recibido dando cuenta de la conformidad o inconformidad a los departamentos de compras y contabilidad. En algunos casos el informe puede hacerse en la misma factura o guía de remisión impregnando un sello.
Departamento de Almacén.- Es aquel que se encarga de la custodia y entrega de materiales a la planta de producción. Está a cargo de un almacenista que tiene categoría de jefe. Realiza las siguientes funciones:
a) Recibe los materiales que previamente fueron chequeados en el departamento o sección encargada de la recepción e inspección.
b) Comprueba las cantidades recibidas y las registra en las tarjetas auxiliares.
c) Ubica los materiales en sus respectivos ambientes, espacios, armarios, casilleros y estantes.
d) Entrega los materiales requeridos con el vale de almacén o con listado, según sea el procedimiento establecido por la empresa.
Departamento de Producción (o Planta de Producción).- Es el departamento que realiza las operaciones de transformación; como tal, es el principal consumidor de materiales directos, indirectos y también suministros. Sus funciones respecto al material recibido son:
a) Utilizar adecuadamente el material que le fue habilitado.
b) Devolver los materiales sobrantes de producción o que no reúnen las condiciones solicitadas.
Departamento de Contabilidad.- Es el departamento sobre el cual recae la parte de registro necesario para la elaboración de los estados financieros y de costos y, de manera particular, el registro de los materiales, para lo cual requiere de libros y registros auxiliares en donde anotará los asientos en forma oportuna. Respecto de los materiales, sus funciones son:
a) Registrar las entradas que se producen al almacén, previa verificación del ingreso físico y cálculos contenidos en la factura.
b) Registrar los consumos según el método de valuación de existencias utilizado por la empresa.
El detalle de ambas funciones se. Amplía mas adelante en el subtítulo Registro contable de entradas y salidas de almacén
Las grandes empresas, además de los departamentos señalados, cuentan con uno encargado del planeamiento y control de la producción cuyas funciones entre otras son: Diseñar el producto, las especificaciones de los materiales que lo conforman, estudiar los sustitutos que puedan hacerse en la composición del producto, preparar la relación de materiales que deben entregarse a la producción y, el control de la producción en todas y cada una de sus etapas.
Es conveniente aclarar que algunas empresas incluyen, dentro del control de los materiales y suministros de fábrica, otros bienes y suministros requeridos por las oficinas administrativas y de ventas, lo que constituye para cada departamento una función más.
IMPRESOS UTILIZADOS EN EL CONTROL DE MATERIALES
Una buena organización requiere del uso de impresos que sirvan de cor de operaciones internas y/o delimitación de funciones. En la práctica no hay modelos estándar, cada empresa los adecua a sus propias necesidades, pensando en un fin primordial, el control. Los de más uso son:
1. Solicitud de compra
2. Pedido u orden de compra
3. Informe de recepción e inspección
4. Informe o nota de devolución
5. Vale de almacén o requisición de materiales
6. Vale o devolución de almacén
7. Mayor auxiliar de almacén o tarjeta valorada de almacén.
8. Tarjeta de control visible